Digitale Visitenkarte mit Empfangsbuch

Besuchermanagement und digitale Visitenkarte — eine Plattform, kein Papier-Klemmbrett

TeamVis verbindet digitale Mitarbeiterkarten mit einem integrierten Empfangsbuch: Besucher melden sich über das Self-Service-Portal an, ihre Daten werden DSGVO-konform erfasst und revisionssicher gespeichert — ohne Klemmbrett, ohne Zettelwirtschaft, ohne Medienbruch.

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Schluss mit dem Papier-Klemmbrett

Modernes Empfangsmanagement — DSGVO-konform und auditierbar

Das klassische Papierbuch am Empfang ist ein Datenschutzproblem: Besucher sehen die Namen der Vorgänger, Einträge lassen sich nicht löschen, und bei einem Audit fehlt die lückenlose Dokumentation. TeamVis löst das mit einem digitalen Empfangsbuch, das ISO-Anforderungen an Besucherdokumentation erfüllt.

DSGVO-konforme Erfassung

Besucher-Check-in über das Portal — Name, Unternehmen, Ansprechpartner, Zeitstempel. Einwilligungstexte werden revisionssicher mitgespeichert. Aufbewahrungsfristen greifen automatisch: nach Ablauf werden Einträge datenschutzkonform gelöscht. Kein manueller Pflegeaufwand.

Check-in und Check-out in Echtzeit

Ankunft und Abfahrt werden mit Zeitstempel festgehalten. Der Empfang sieht auf einem Blick, wer sich aktuell im Gebäude befindet. Im Brandschutz- oder Evakuierungsfall steht die aktuelle Anwesenheitsliste sofort zur Verfügung — ohne Suchaufwand.

Funktionsumfang

Alles, was Empfang, Facility und Compliance benötigen

Besucher-Check-in

Self-Service-Anmeldung über das TeamVis-Portal — am Empfangsterminal oder vorab per Link. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung, sobald sein Gast eingetroffen ist.

DSGVO-konforme Erfassung & Aufbewahrung

Einwilligungen werden mit Zeitstempel gespeichert. Aufbewahrungsfristen sind konfigurierbar und greifen automatisch. Alle Daten liegen auf EU-Infrastruktur oder wahlweise On-Premise — kein Drittland-Transfer.

Auswertung & Export für Audits

Besucherlisten lassen sich gefiltert exportieren — nach Zeitraum, Mitarbeiter oder Bereich. Für ISO-27001-, BSI-Grundschutz- und interne Compliance-Audits steht die vollständige Besucherdokumentation auf Knopfdruck bereit.

Eine Plattform statt zwei Tools

Mitarbeiterkarte und Empfangsbuch aus einer Hand

Die meisten Unternehmen betreiben digitale Visitenkarten und Besuchermanagement als zwei voneinander getrennte Systeme — mit doppelten Pflegeaufwänden, doppelten Lizenzkosten und Schnittstellenproblemen. TeamVis integriert beides:

Digitale Mitarbeiterkarte: Jede Karte ist unter einem persönlichen Link erreichbar, als vCard herunterladbar und per QR-Code teilbar — direkt auf dem Klingeltableau, in der E-Mail-Signatur oder auf Messen.
Digitales Empfangsbuch: Besucher melden sich über dasselbe Portal an, das Mitarbeiter für ihre Karte nutzen — kein separater Login, kein zweites System, keine Insellösung.
Compliance durch Design: Ein System, ein AVV, eine Datenschutzdokumentation. Besonders relevant für Unternehmen mit Behördencharakter oder kritischer Infrastruktur.

Wie TeamVis für Behörden und öffentliche Einrichtungen aufgestellt ist, lesen Sie auf der Behörden-Seite. Den vollständigen Funktionsumfang finden Sie unter Features.

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Wir zeigen Ihnen live, wie Check-in, Besucherdokumentation und Mitarbeiterkarte zusammenspielen. Schreiben Sie uns — wir melden uns innerhalb eines Werktages.

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